BONA PRÀCTICA PERIODÍSTICA

Com preparar una roda de premsa

Temes: Comunicació, Recomanacions

Com preparar una roda de premsa

Per a les entitats, oferir una informació de manera rigurosa i eficient és imprescindible. D’una banda per què som coneixedores de la dificultat que sovint suposa incorporar la nostra tasca dins de l’agenda informativa. D’altra banda per que fer de les nostres activitats i objectius un fet noticiable, sobint implica desvirtuar la qualitat dels nostres continguts.

Per aquest motiu cal saber planificar diferents estratègies de comunicació en sintonía amb la necessitat dels mitjans. Alhora, saber com estructurar una bona presentació dels objectius de la nostra entitat també ens permet anar construint un fons docuemental de les nostres activitats que a llarg plaç serà efectiu i ens ajudarà a estar sempre a punt per oferir una informació rigurosa.

En aquest manual expliquem com organitzar una roda de premsa. Tingues en compte que una roda de premsa no comença i acaba en la seva celebració. Hi ha tot un procés prèvi i posterior que necessita temps i preparació. Organitzem la tasca en diferents etapes, que són:

1. Decidir:

  • El tema: ha de ser rellevant i estar ben enfocat. Hi hauria d’haver un únic tema central, el qual s’haurà de desenvolupar oferint dades que ajudin en la contextualització. Exemples de temes atractius per als mitjans serien nous projectes, la presentació d’un balanç de gestió anual, d’una campanya de sensibilització… Sempre hi ha d’haver un fet noticiós.

  • Qui intervé: convé que a una roda de premsa intervinguin dos o tres persones que estiguin preparades per fer una exposició oral en públic, ben estructurada i atractiva. Les intervencions seran ordenades. Es recomana que no es perllonguin més de 10 minuts per persona que intervé i que es prepari material de recolzament, com ara diapositives que haurien de ser projectat.

  • L’estructura: començarà la persona amb un càrrec més rellevant a l’entitat, que donarà la benvinguda als mitjans, es presentarà i oferirà la informació més important. Donarà la paraula a l’altre o altres persones que intervinguin, les quals desenvoluparan altres aspectes secundaris.

  • El lloc: es recomana que el lloc de les rodes de premsa sigui una sala habilitada a tal efecte a la seu de l’entitat. L’espai haurà de ser suficient i haurà d’estar condicionat (per poder col·locar càmeres, hi haurà d’haver cadires per seure, una taula per als portaveus i un fons on es vegi la imatge corporativa de l’entitat). És important que estigui ben il·luminat.

  • La durada: les intervencions dels portaveus no hauria de superar mai els 10 minuts per persona. Al final s’ha d’obrir un torn de preguntes, que respondrà el portaveu més adient, en cas d’haver-hi més d’un. Les respostes a les preguntes han de ser concretes, completes i breus.

  • La data: s’ha de triar amb cura. Fer una roda de premsa en cap de setmana és molt arriscat, ja que a les redaccions només hi sol haver periodistes “de guàrdia”. La millor opció és triar una data entre setmana; no hauria de coincidir amb cap esdeveniment important que ens pugui restar atenció per part dels mitjans. Per exemple, si ha una dimissió important d’un polític, es coneix un succés rellevant o esclata un escàndol de corrupció, per ventura els mitjans de comunicació no estaran pendents de la roda de premsa d’una entitat. No és possible preveure què pot ocórrer el dia que nosaltres convoquem la roda de premsa, però sí que podem preveure plens al Parlament (els dimarts de 10 a 13h) o rodes de premsa del Consell de Govern (els divendres de 12 a 13.30h). Aquests dos són exemples de moments en els quals no convé convocar als mitjans.

  • La hora: sempre es millor convocar una roda de premsa entre les 10 i les 12 del matí. Així ens assegurarem que podem deixar temps suficient perquè els periodistes de Tv i Ràdio pugui elaborar les seves informacions.

  • Els mitjans que es convocaran: com hem senyalat abans, de vegades ens convindrà convocar a tothom o, altres vegades, només a uns pocs o fins i tot només a un mitjà.

2. Redactar la nota de premsa

  • La nota de premsa és un document en paper, on s’oferirà informació als periodistes com si fos “una notícia”. Es recomana que no tingui una extensió superior a dos folis, que la informació estigui ben estructura d’inici a final i que s’incorporin taules o gràfics en el cas que hagi dades. Ha de dur un titular i posar clarament a la part superior “Nota de premsa“. En teniu un exemple al web.

3. Preveure altre tipus de material que pugui ser útil

  • Si es prepara material de suport com una presentació, aquest ha de ser molt senzill i gràfic. Evitarem un nombre excessiu de diapositives i que hi aparegui molt de text.

  • D’altra banda, hem de preveure si farem fotografies durant la roda de premsa per distribuir-les posteriorment atès que no tots els redactor de diaris poden ser acompanyats per un fotògraf.

4. Redactar i enviar la convocatòria

  • La convocatòria de premsa és un document senzill que s’ha d’enviar per correu electrònic amb 48 hores d’antelació a les redaccions dels mitjans. Hi ha de figurar: el tema de la roda de premsa; el dia; l’hora; el lloc; qui intervé; què s’explicarà. En teniu un exemple al web. Una vegada enviada, es recomana fer una ronda de cridades per garantir que ha estat rebuda per cada un dels destinataris. A més, el dia abans de la roda de premsa es pot tornar a fer una ronda de cridades per confirmar l’assistència dels periodistes i animar-los en cas que estiguin indecisos.

5. Rebre als mitjans i controlar l’acte

  • És important que la persona responsable de comunicació de l’entitat rebi els periodistes a mida que arriben al lloc on se’ls ha convocat. Els haurà de dir on s’han d’instal·lar les càmeres, els micròfons i resoldre dubtes. Convé que hi hagi un acostament personal, una presentació cordial (demana de quin mitjà vénen), aferrada de mans… Quan passin no més de cinc minuts de cortesia de l’hora de la convocatòria, l’acte pot començar. Serà en aquell moment quan es lliurin les notes de premsa (just quan comenci a parlar el primer portaveu, mai abans de començar o en finalitzar).

6. Acabar de difondre bé la informació

  • És important controlar quins mitjans han assistit a l’acte informatiu i quins no. En acabar la roda de premsa, farem arribar als mitjans absents la nota de premsa amb una o dues fotografies dels portaveus en el moment de la intervenció, identificats i amb la imatge corporativa de l’entitat de fons.

  • També podem cridar als responsables dels programes de Tv i Ràdio per veure si volem tractar el tema en alguns dels seus programes magazines.

  1. Analitzar l’impacte

  • El responsable de comunicació de l’entitat estarà pendent del resultat de la roda de premsa. Haurà de visionar els informatius de Tv, enregistrar els de Ràdio, recuperar les notícies dels diaris digitals i, al dia següent, dels diaris impresos. Convé fer un recull amb tot el material per tenir una evidència de com va anar la roda de premsa i preveure possibles millores en l’organització de la propera.