Para las entidades, ofrecer una información de manera rigurosa y eficiente es imprescindible. Por un lado porque somos conocedoras de la dificultad que a menudo supone incorporar nuestra tarea dentro de la agenda informativa. Por el otro, porque hacer de nuestras actividades y objetivos un hecho noticiable, a menudo implica desvirtuar la calidad de nuestros contenidos.Por este motivo es necesario saber planificar diferentes estrategias de comunicación en sintonía con la necesidad de los medios. A la vez, saber cómo estructurar una buena presentación de los objetivos de nuestra entidad también nos permite ir construyendo un fondo documental de nuestras actividades que, a largo plazo, será efectivo y nos ayudará a estar siempre a punto para ofrecer una información rigurosa.
En este manual explicamos cómo organizar una rueda de prensa. Ten en cuenta que una rueda de prensa no empieza y acaba en su celebración. Hay todo un proceso previo y posterior que necesita tiempo y preparación. Organizamos la tarea en diferentes etapas, que son:

1. Decidir:
El tema: tiene que ser relevante y estar bien enfocado. Tendría que haber un único tema central, que se tendrá que desarrollar ofreciendo datos que ayuden a su contextualización. Ejemplos de temas atractivos para los medios serían nuevos proyectos, la presentación de un balance de gestión anual, de una campaña de sensibilización, etc. Siempre tiene que haber un hecho noticioso.

Quién interviene: conviene que en una rueda de prensa intervengan dos o tres personas que estén preparadas para hacer una exposición oral en público, bien estructurada y atractiva. Las intervenciones serán ordenadas. Se recomienda que no se alarguen más de 10 minutos por persona que interviene y que se prepare material de apoyo, como diapositivas que se tendrían que proyectar.

La estructura: empezará la persona con un cargo más relevante en la entidad, que dará la bienvenida a los medios, se presentará y ofrecerá la información más importante. Dará la palabra al otro u otras personas que intervengan y que desarrollarán otros aspectos secundarios.

El lugar: se recomienda que el lugar de las ruedas de prensa sea una sala habilitada a tal efecto en la sede de la entidad. El espacio deberá ser suficiente y estar condicionado (para poder colocar cámaras, tendrá que haber sillas para sentarse, una mesa para los portavoces y un fondo donde se vea la imagen corporativa de la entidad). Es importante que esté bien iluminada.

La duración: las intervenciones de los portavoces no debería superar nunca los 10 minutos por persona. Al final se tiene que abrir un turno de preguntas, que responderá el portavoz más adecuado, en caso de haber más de uno. Las respuestas a las preguntas tienen que ser concretas, completas y breves.

La fecha: se tiene que escoger con cuidado. Hacer una rueda de prensa en fin de semana es muy arriesgado, ya que en las redacciones solo suele haber periodistas de guardia. La mejor opción es escoger una fecha entre semana: no tendría que coincidir con ningún evento importante que nos pueda restar atención por parte de los medios. Por ejemplo, si hay una dimisión importante de un político, se conoce un evento relevante o estalla un escándalo de corrupción, los medios de comunicación no estarán pendientes de la rueda de prensa de una entidad. No es posible prever qué puede ocurrir el día que nosotros convocamos la rueda de prensa, pero sí que podemos prever plenos en el Parlamento (los martes de 10 a 13 h) o ruedas de prensa del Consejo de Gobierno (los viernes de 12 a 13.30 h. Estos dos son ejemplos de momentos en los que no conviene convocar a los medios.

La hora: siempre es mejor convocar una rueda de prensa entre las 10 y las 12 de la mañana. Así nos aseguraremos que podamos dejar tiempo suficiente para que los periodistas de radio y TV puedan elaborar sus informaciones.

Los medios que se convocarán: tal y como hemos señalado antes, en ocasiones nos convendrá convocar a todo el mundo y, otras veces, solo a algunos o incluso solo a un medio.

2. Redactar la nota de prensa
La nota de prensa es un documento en papel, donde se ofrecerá información a los periodistas como si fuera «una noticia». Es recomienda que no tenga una extensión superior a dos folios, que la información esté bien estructurada de inicio a final y que se incorporen mesas o gráficos en el caso de que haya datos. Tiene que llevar un titular y poner claramente la en la parte superior «Nota de premsa». Tenéis un ejemplo en la web.

3. Prever otro tipo de material que pueda ser útil
Si se prepara material de apoyo como una presentación, este tiene que ser muy sencillo y gráfico. Evitaremos un número excesivo de diapositivas y que aparezca mucho texto.

Por otro lado, tenemos que prever si haremos fotografías durante la rueda de prensa para distribuirlas posteriormente ya que no todos los redactores de periódicos pueden ir acompañados por un fotógrafo.

4. Redactar y enviar la convocatoria
La convocatoria de prensa es un documento sencillo que se tiene que enviar por correo electrónico con 48 horas de antelación en las redacciones de los medios. Tiene que figurar: el tema de la rueda de prensa, el día, la hora, el lugar, quién interviene y qué se explicará. Tenéis un ejemplo en la web. Una vez enviada, se recomienda hacer una rueda de llamadas para garantizar que ha sido recibida por cada uno de los destinatarios. Además, el día antes de la rueda de prensa se puede volver a hacer una ronda de llamadas para confirmar la asistencia de los periodistas y animarles en caso de que estén indecisos.

5. Recibir a los medio y controlar el acto
Es importante que la persona responsable de comunicación de la entidad reciba a los periodistas a medida que lleguen en el lugar donde se les ha convocado. Se les tendrá que decir donde se tienen que instalar las cámaras, los micrófonos y resolver dudas. Conviene que haya un acercamiento personal, una presentación cordial (pide de qué medio vienen), un apretón de manos… Cuando pasen no más de cinco minutos de cortesía de la convocatoria, el acto puede empezar. Será en aquel momento cuando se den las notas de prensa (justo cuando empiece a hablar el primer portavoz, nunca antes de empezar o al finalizar).

6. Acabar de difundir bien la información
Es importante controlar qué medios han asistido al acto informativo y cuáles no. Al acabar la rueda de prensa, haremos llegar a los medios ausentes la nota de prensa con una o dos fotografías de los portavoces en el momento de la intervención, identificados y con la imagen corporativa de la entidad de fondo.

También podemos llamar a los responsables de los programas de radio y TV para ver si queremos tratar el tema en algunos de sus programas magazins.

7. Analizar el impacto

El responsable de comunicación de la entidad estará pendiente del resultado de la rueda de prensa. Tendrá que visionar los informativos de TV, grabar los de radio, recuperar las noticias de los periódicos digitales y, el día siguiente, de los periódicos impresos. Conviene hacer una recopilación con todo el material para tener una evidencia de cómo fue la rueda de prensa y prever posibles mejoras en la organización de la próxima.